إدارة الوقت من أجل تحقيق التميز والابداع

الوقت يعني العُمر وهو أعظم موردٍ من موارد للإنسان، وله أهميةٌ عظيمة في إنتاجية الفرد والمجتمع، إذا أجدنا إدارته بالطريقة المثلى، ننجح في خلق مجتمعٍ أكثر نجاح وإنجاز في كافة نواحي الحياة. فما هي الطرق والوسائل الصحيحة لإدارة الوقت؟

تعريف إدارة الوقت

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم للوقت الذي نقضيه في إدارة أعمالنا وأنشطتنا، بهدف تحقيقها في أقل فترة زمنية ممكنة، عبر أداء وترتيب العمل بطريقة مختلفة.

أهمية إدارة الوقت

تكمن أهمية إدارة الوقت في إنجاز أكبر قدر من المهام في وقت قياسي وبجودة عالية، مما يُشعرك بالتفاؤل والإنجاز، بالإضافة إلى تطوير الذات وتحقيق الأهداف الشخصية باستمرارية وتحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية.

كيفية ادارة الوقت

يمكن للإنسان التحكم في وقته وإدارته بالطريقة المناسبة له ولأعماله، وهنا تجد بعض الخطوات التي تساعدك على إدارة وقتك بجودة عالية:

• التخطيط: يجب تخطيط الأعمال والأهداف حسب الأولوية، مع ضبط جدول زمني لتحقيقها وتحديد طرق أدائها، حيث يساعد ذلك على توفير الوقت والجهد. 
• التفويض: يمكن تفويض بعض الأعمال الروتينية البسيطة لأشخاص يستطيعون أدائها نيابةً عنك، كالرد على رسائل البريد الإلكتروني أو التواصل مع بعض الأشخاص.
• اجتماعات فعالة: عليك بالسعي الدائم لتنظيم اجتماعات فعالة ومنتجة دون إضاعة للوقت والجهد دون نتائج ملموسة.
• استغلال الوقت المناسب للمهمة المناسبة: ننصحك بممارسة الأعمال المجهدة كالكتابة في الساعات التي تكون بها في قمة نشاطك، والقيام بالأنشطة الاعتيادية التي لا تحتاج لجهد كبير كالزيارات مثلاً في أوقات أُخرى. 
• التقييم والتحسين: ما لا يُمكن قياسه لا يُمكن تحسينه، لذلك اطلّع على الجدول الزمني المخصص لأعمالك بانتظام وقيّم جودة أدائك، ودوّن التحسينات الجديدة لتطبيقها في الجداول القادمة.

أنواع إدارة الوقت

يوجد العديد من تقنيات إدارة الوقت التي تساعدك على إنهاء مهامك المحددة وفق توقيت زمني معين، منها:

• تقنية بومودورو:

تعتمد هذه التقنية على تقسيم الوقت المتاح لأداء المهمة إلى فترات زمنية محددة، بهدف زيادة الإنتاجية والاستفادة القصوى من الوقت، سنذكر مراحل التقنية:

1. في البداية نحدد المهام الواجب أدائها.
2. ضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة.
3. أداء المهمة بتركيز وإتقان.
4. أخذ قسط من الراحة لمدة 3-5 دقائق.
5. تكرار إنجاز المهام على هذه الطريقة لأربع مرات، وبعدها تصبح فترات الراحة أطول 20-30 دقيقة.

• قانون باركنسون: تقنية لإدارة الوقت بشكل فعال وناجح تفيد أن مقدار الوقت الذي يعطيه الشخص لإنجاز المهمة هو ذات الوقت الذي سيستغرقه لإنجازها.

مصفوفة ادارة الوقت

مصفوفة أيزنهاور: تتلخّص هذه المصفوفة في تقسيم المهام لأربع أقسام مختلفة:

1. المهم العاجل: يشمل المهام الضرورية الواجب إتمامها بشكل فوري وعاجل (كالذهاب إلى العمل).
2. المهم غير العاجل: يضم المهام الضرورية التي تنوي القيام بها مستقبلاً (كحضور دورة تدريبية).
3. غير المهم العاجل: ويُقصد بها المهام البسيطة التي نستطيع تفويض شخص آخر بها.
4. غير المهم غير العاجل: إنَّ هذا النوع من المهام هي مجرّد إضاعة للوقت ولا بدَّ من إلغائها والتركيز على المهام الموجودة في الأقسام الآخرى.

إدارة الوقت في العمل

إدارة الوقت في العمل تعد من أساسيات نجاح أي عمل، وسنذكر بعض من الخطوات لإدارة العمل في الشركات وأثره على إنتاجية العاملين والموظفين.

كيفية إدارة الوقت بفاعلية

تحديد المهام والأهداف التي تطمح الشركة للوصول لها، مع وضع خطة زمنية للقيام بها وتوزيع جميع المهام على أعضاء الفريق.

إدارة الوقت وترتيب الأولويات

لتطبيق تقنيات إدارة الوقت بنجاح وفعالية يجب فرز المهام الموجودة وفق الأولوية اللازمة لتطبيقها.

إدارة الوقت وضغوط العمل 

إعداد خطط بديلة في حال حصل ضغط في العمل أو اضطررنا للقيام بها في الحالات العاجلة، وهنا تبرز أهمية تدريب العاملين على كيفية تحمل ضغوط العمل وإدارة المهام بطرق فعالة وذكية.

ادارة الوقت واثرها في مستوى أداء العاملين

تؤثر الخطط الواضحة للأهداف بشكل ملحوظ على أداء العاملين في المؤسسات والشركات بزيادة تركيزهم على المهام والابتعاد عن التشتت بين المهام.

إدارة الوقت في الاسلام 

عظَّم الإسلام قيمة الوقت وأكّد على أهمية إدارة الوقت باعتبارها الوسيلة التنظيمية لشؤون المسلمين، ونجد ذلك في مفردات كثيرة تم ذكرها في القرآن الكريم مثل، الليل، والضحى، والنهار، والفجر، والمغرب، فجميعها لها دلالات تنبيهية على أوقات محددة توجب المسلم بإدارتها واغتنامها وتخصيصها لقضاء أعماله.

كيف يعتمد التخطيط الجيد على حسن ادارة الوقت والاستفادة منه

يعتمد حسن إدارة الوقت والاستفادة القصوى منه، بالقدرة على تحديد وضبط الأهداف والأولويات ووضع وقت لكل منها مع الانتباه إلى إلغاء المشتتات والانشغال بالأمور الثانوية التي تهدر الوقت وتقلل الإنتاجية. 

الأسئلة الشائعة

المصادر:

• سلسلة إدارة الوقت – طارق السويدان
• موقع الجزيرة