مهارات إدارة الوقت وتنظيمه بفاعلية
تاريخ النشر: - تاريخ التعديل: - مهارات شخصية

الوقت من أغلى ممتلكات الإنسان إذا أحسن تنظيمه استطاع ترك بصمة مختلفة في الحياة وصنع الكثير من الإنجازات، وإذا لم يحسن استغلاله كان وبالاً عليه، وقد حثّ الإسلام على أهمية الوقت في الكثير من الآيات القرآنية والأحاديث الشريفة بهدف تنبيه الفرد المسلم على عدم تضييع أوقاته بما لا فائدة فيه وأن يفني عمره في كثير من الأمور المنتجة والفاعلة.

مفهوم إدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت هو استثمار الوقت بشكل فعال مع ترتيب الأهداف والمهام بطرق أكثر تنظيماً، مع محاولة  تحديد الوقت الضائع والعمل على استثماره بالشكل الصحيح، بهدف زيادة الإنتاجية للفرد والوصول لأكبر قدر ممكن من الإنجازات والأهداف المطلوبة.

كما يمكن تعريف مفهوم إدارة الوقت بشكل موجز على أنه الاستخدام الصائب والجيد للوقت المسموح به والمحدد ولتحقيق غايةٍ ما، وهو علم وفن الاستخدام الرشيد للوقت.

غالباً ما تبحث الشركات والمؤسسات عن مدراء أكفاء قادرون على استخدام الوقت لزيادة إنتاجية العاملين، خلال فترة العمل. ومن هنا يعتبر الوقت من أهم الموارد فإذا لم تتم إدارته بشكل مقبول فلن يتم إدارة الأمور الأخرى، والوقت يتسم بالجمود فلا يمكن تعويضه أو ادخاره أو تأجيله.

مبادئ إدارة الوقت

من أهم المبادئ الخاصة بإدارة الوقت:

  1. التحليل الزمني: وله العديد من المهام، التي يجب تطبيقها:
  • تحديد الأعمال والأنشطة المطلوبة خلال فترة زمنية معينة.
  • التعرف على الأعمال المهمة التي يجب القيام بها، والأعمال الأقل أهمية، ويمكن إلغاء الأعمال الغير مهمة.
  • تحديد دقيق للوقت المتاح خلال الفترة الزمنية التي تم تحديدها، واستبعاد الإجازات والاستراحات.
  • توزيع الوقت المتاح على الأعمال والأنشطة المهمة للقيام بها، وتحديد فترة زمنية بحسب أهمية العمل.

 

  1. تخطيط الوقت: في الحقيقة أن التخطيط من أهم الأنشطة التي تساهم في إدارة الوقت بشكل جيد وذلك من خلال عدة أمور:
  • وضع أهداف واضحة ومحددة يجب تحقيقها.
  • الاطلاع الدائم على الأهداف والخطط.
  • المقارنة بين الأولويات والبدء بالأهم.
  • تحديد الإمكانيات والفرص المتاحة
  • تدوين الخطط والأفكار والملاحظات.
  • اجراء تعديلات لازمة على الخطط بحسب ما يتطلب الأمر.

 

  1. تنظيم الخطط: نحتاج بعد وضع الخطط، إلى تنظيمها لتكون على شكل قوائم أعمال يومية، مع مراعات ما يلي:
  • أن تتصف بالمرونة وسهولة التغيير.
  • الالتزام بكل الأعمال التي ترد بها.
  • عدم وضع أشياء يصعب تنفيذها.
  • ترتيب الأعمال بحسب الحجم والأهمية ووضع وقت مناسب لها.
  • تحديد أوقات الراحة مع الالتزام بها.

 

  1. تنفيذ الأنشطة والأعمال في الوقت المحدد:

يجب بدء في تنفيذ هذه الأنشطة والأعمال بشكل يومي، ولا يكتفي فقط بالتخطيط، دون استخدام هذه المبادئ، ويجب عند تنفيذ كل ما هو مدون في الخطط والقوائم اليومية أولا بأول، وعدم تأجيل أي من هذه المهام أو الأنشطة إلا في حالات الضرورة القصوى.

كما يجب مراقبة ما يتم إنجازه من المهام ويشطب عليه، ومالم ينجز ويتابعه حتى يتم إنجازه.

 

  1. التقويم والمتابعة:

يحتاج هذا الجانب إلى الاستمرارية، ومتابعته أول بأول، والتعرف على الأعمال التي يتم إنجازها وتحقيقها، والتي لم يتم إنجازها، مع تحديد القوائم اليومية.

متابعة ما تم إنجازه من الخطط التي تم وضعها خلال المدة الزمنية المحددة لها وتعرف مستوى هذا الإنجاز.

وتكمن أهمية هذه المرحلة إلى أنه يمكن من خلالها التعرف على نقاط القوة والضعف في إدارة الوقت، ومراقبة منحى التطور والنمو في الأعمال والخطة العامة.

أهمية وفوائد إدارة الوقت 

تنظيم وإدارة الوقت يؤدي إلى تحقيق نتائج أكثر في فترة زمنية قصيرة ويتميز هذا التنظيم بوجود فوائد على الصعيد الفردي والمؤسساتي والاجتماعي ايضاً، وسنذكر بعض من

فوائد إدارة الوقت

  1. تحسين القدرة على اتخاذ القرارات: تساعد إدارة الوقت على اتخاذ القرارات، لأن الضغوط ستدفعه لاتخاذ قرارات دون تفكير كامل.
  2. ترتيب الأولويات: إعطاء الأولوية، للأمور الأكثر أهمية وترك الأمور الغير مهمة، إلى وقت لاحق.
  3. تحقيق التوازن بين العمل والحياة: يساهم إدارة الوقت في تحقيق توازن بين العمل والحياة الشخصية، خاصة للأشخاص الذين يمتلكن أسر، وذلك من خلال الموازنة بين اتمام العمل وفي الوقت المحدد ومتابعة الأسرة في الوقت ذاته.
  4. تحقيق إنتاجية أفضل: يعتبر استثمار الوقت وإدارته بشكل منظم من أهم الأمور التي تساهم في تحقيق إنتاجية أفضل، وتساهم في إدارة الوقت وتوفير المزيد لتعلم المهارات الجديدة.
  5. تعزيز الثقة بالنفس: تساعد إدارة الوقت في تحسين الثقة بالنفس، وذلك من خلال تخصيص وقت كاف للعناية بالنفس بالشكل المطلوب، إلى جانب تعزيز الشعور بالإنجاز.

أهمية إدارة الوقت 

  • الاستغلال الأمثل لليوم، من خلال برنامج واضح لإدارة وقته، مما يساعد الفرد على استغلال الوقت استغلال أمثل.
  • تساعد الفرد على إتمام عمله بالشكل الأسرع وبأقل مجهود، فيتح هذا له اغتنام فرص لم تكن تخطر على باله.
  • تساعد على التخفيف من ضغوط العمل، وأيضًا ضغوط الحياة بشكل عام.
  • إنجاز أهداف العمل وبالتالي زيادة الإنتاجية، وتحقيق نتائج أفضل في العمل.
  • يساهم في الشعور بالتحسن في حياته، فإنه سيجد وقتًا لقضائه مع العائلة أو وقتًا للاسترخاء ووقتًا للأصدقاء والنشاطات الاجتماعية.
  • إيجاد متسع من الوقت لقضاء وقت أكبر في تحسين وتطوير ذاته، وإنجاز أحلامه وأهدافه التي سعى لها.

فوائد إدارة الوقت في العمل

  • استغلال الوقت الضائع: إن الوقت الضائع يذهب سدى، لذلك يمكن استغلاله من خلال إنجاز بعض المشاريع الصغيرة، وتدوين الأفكار في الوقت الضائع بأي مكان انتظار، واستغلال هذه اللحظات الضائعة يساهم في تسخير الوقت لصالح الذات.
  • تعدد المهام: يساهم تعدد المهام في إنجاز العديد من الأعمال، عبر الاستفادة القصوى من الوقت، والنجاز المهمة المطلوبة على أكمل وجه، ثم الانتقال إلى المهمة التي تليها، مما يزيد الإنتاجية.
  • الاستفادة القصوى من الجهد: تعتبر الاستفادة القصوى من الجهد وعدم ضياعها، من أبرز فوائد إدارة الوقت في العمل، لأنها تساهم في تحقيق تحصيل دراسي متميز، وإنجاز ناجح في العمل.
  • إرضاء مدير العمل: يعد إرضاء مدير العمل غاية تدرك عند تنظيم الوقت، لأن قيام الموظف بأداء أعماله على أكمل وجه دون تأجيل أعمال أخرى، يساهم في إرضاء المدير.
  • إيجاد الوقت للراحة: تساهم إدارة الوقت في التخفيف من الضغوطات المختلفة الناتجة عن العمل، بالإضافة إلى قضاء وقت مع الأسرة والأصدقاء.

فوائد إدارة الوقت للطالب

  • الانضباط:

تساهم إدارة الوقت في جعل الشخص أكثر انضباطاً في إنجاز مهامه، وإعداد مخطط منظم لتنفيذ عدد من المهام والأهداف ضمن إطار زمني محدد وأوقات دقيقة لكل نشاط.

  • الالتزام بالمواعيد المهمة:

تساعد إدارة الوقت على عدم تفويت المواعيد الدراسية المهمة مثل تسليم موضوع أو بحث، وتجعل الطالب يحظى بوقت إضافي، للاستراحة والقيام بالأنشطة المختلفة والحصول على قدر كاف من النوم.

  • تقليل التوتر

إن إدارة الوقت بشكل مناسب تساعد الطالب على الحد من حالات التوتر في كثير من الأحيان، ونوبات القلق والهلع التي يمكن حدوثها، قبل تسليم المهام الدراسية.

  • الاستمتاع في المدرسة:

إدارة الوقت تمكن الطالب من الاستمتاع والاسترخاء في المدرسة لوجود وقت إضافي في جدوله الزمني حيث يمكن قضاء وقته مع الأصدقاء، والاستمتاع بالأجواء المدرسية دون التفكير في المهام التي يجب تسليمها.

  • تحقيق الأهداف:

إن إدارة الوقت تساعد الطالب على تحقيق أهدافه التعلمية والدراسية المرجوة، بشكل مثالي، كما تساهم في تحقيق نجاحات متميزة.

فوائد تنظيم الوقت للدراسة

  • تجاوز مشكلة تراكم الدروس
  • إدارة الوقت تساهم في التحضير للامتحان بشكل مسبق
  • احراز علامات ونتائج متميزة في الامتحانات
  • زيادة الإدراك المعرفي في قراء المحاضرات والدروس.

فوائد تنظيم الوقت مستقبلا

  1. التخفيف من الضغط: إن من أهم الفوائد التي تترتب على تنظيم الإنسان لوقته بشكل جيّد هو إيجاد وقت أكبر للإنجاز في المستقبل بسبب تقليل التراكمات التي قد تنجم عن إهدار الوقت، مما يزيد من حجم الإنجاز.
  2. تسليم الأعمال في وقتها: حيث إن هناك العديد من المشاريع التي يسعى الأفراد إلى تحقيقها في المستقبل، ويعد تنظيم الوقت العامل الأبرز في مساعدتهم على الوصول إلى الأهداف التي يسعون إلى تحقيقها ضمن الأطر الزمنية التي يتم وضعها مسبقًا للوصول إلى هذه الأهداف.
  3. زيادة الإبداع: إن وجود قدر كبير من تنظيم الوقت يزيد من مساحة الإبداع الممكنة في الإنجازات الفردية أو الجماعية، سواء كان ذلك على المستوى الشخصي أو المهني، فعدم وجود الوقت الكافي يجعل الأمور تسير في إطار مغلق يحوي قدرًا كبيرًا من الجمود، ممّا يحد من وجود الأفكار الخلاقة والمبدعة.
  4. الرفاهية: حيث يساعد تنظيم الوقت على إيجاد الوقت الكافي لممارسة الأنشطة اللامنهجية التي تقع خارج إطار الخطط المستقبلية بعد التأكد من القدرة على إنجاز الأعمال في الوقت المطلوب، بل إن التخطيط الذكي للمستقبل يضع في الحسبان وجود العديد من الأنشطة الترفيهية ضمن الخطط التي يتم وضعها.
  5. التمتع بصحة جيدة: إن تنظيم الوقت يعطي الإنسان القدرة على النوم لفترات مناسبة، بالإضافة إلى تناول الطعام الصحي في الوقت المناسب، فضلًا عن قدرة الإنسان الذي ينظم وقته على ممارسة الرياضة التي تعطيه مزيدًا من النشاط والحيوية.

فوائد تنظيم الوقت للأطفال

تعليم إدارة الوقت للطفل سوف ينظم حياته، وعندما يقوم الوالدان بتدريب طفلهم عن معنى الوقت وإدارته، فإنه سيتعلم كيف أن الوقت يمضي بسرعة، وكم هي الأشياء التي يمكن أن ينجزها في وقت محدد، وكيف أنه كلما تمكن من استخدام وقته بفعالية كلما كان إنتاجه أكبر.

يجب على كل والد على دراية، بكيفية تعليم الطفل لإدارة الوقت وأهميته وكيف سيساهم دائمًا في ناجح مهامه ومشاريعه، ويُعرف الطفل الذي يكمل المهام في الوقت المناسب بأنه طفل مسؤول ومنضبط، وتعتبر إدارة الوقت مهارة، وكلما أسرع الطفل في التعلم، كان من الأفضل تكييف هذه المهارات في حياته.

فوائد تنظيم الوقت على حياة الفرد

  • الشعور بتحسن دائم في مختلف جوانب الحياة.
  • متسع من الوقت للتطوير والتعلم وزيادة المهارات
  • تحسين الإنتاجية في العمل
  • السيطرة والهيمنة على الحياة وتنظيم العمل
  • تخفيف الضغوط النفسية والقلق والتوتر
  • تقليل حجم الخطأ وتكراره
  • التفرغ للأنشطة الاجتماعية والترفيه
  • تحقيق الأهداف بوقت قصير

فوائد تنظيم الوقت في الإسلام

ينظر الدين الإسلامي إلى الوقت على أنّه من النعم المهمة والجليلة التي منحها الله سبحانه وتعالى للإنسان، والتي يجب ألّا تُهدر على أشياءٍ تافهة، وحثّ الإسلام على استثماره بما يعود عليهِ بالخير والمنفعة، كما تحدّث الرسول الكريم محمد صلى الله عليه وسلم عن موضوع الوقت وضرورة استثمار المسلم لكل دقيقة تمرّ من حياته وعدم إضاعتها.

ويمكن التماس الفوائد على حياة المسلم من خلال ما يلي:

    • تأدية الواجبات الدينية كالصلاة في وقتها
    • الصيام
    • الالتزام بحدود الله

فوائد تنظيم الوقت للمؤسسات

    • تحقيق الأهداف بفاعلية: يعد تنظيم الوقت من الأسس المركزية لنجاح المؤسسات وتحقيق الأهداف بطرق أنجح وأوفر وقتاً.
    • زيادة التعاون بين أفراد المؤسسة: يضفي تنظيم الوقت بعداً تعاونياً بين العاملين في المؤسسة بهدف إنهاء المهام بشكل يخدم أهدافها.
    • التقليل من الصعوبات: يقلل تنظيم الوقت من الاضطرابات و الصعوبات التي تحصل في العمل بسبب تنفيذ المهام بشكل محدد ومنظم ومرتب.

أنواع إدارة الوقت

  • وقت يمكن التحكم به:

يكون باستطاعة الانسان هنا التحكم بالوقت في تنفيذ واجباته، والاستمتاع فيما تبقى من وقته.

  • وقت لا يمكن التحكم به:

يقصد به، وقت النوم وقت تناول الطعام وقت التعرض للمرض.

كيفية إدارة الوقت وتنظيمه

  • تحديد الأولويات
  • التأكد من إنجاز المهام
  • تحديد العمل المهم والمستعجل
  • التركيز
  • تحديد وقت الراحة
  • وضع أهداف واقعية
  • التطوير من عادة التنظيم

اسباب إدارة الوقت

تعود أسباب الاهتمام بإدارة الوقت إلى عدة أسباب منها:

  • ازدياد توقعات المنظمات بازدياد إنتاجية الموظفين نتيجة إدارة وتنظيم الوقت.
  • ارتفاع معدلات التغير السنوية الناجم عن الحركة السريعة في المجتمعات الصناعية والدول المتقدمة.
  • الرغبة في الاستقلال الفردي و تعود لعوامل كثيرة منها، ازدياد حجم المنظمات والمؤسسات وازدياد تأثيرها على الفرد مما يؤدي إلى شعور الأفراد بعدم السيطرة على أوقاتهم.

خريطة ذهنية عن إدارة الوقت

الخرائط الذهنية هي وسيلة فعالة للاحتفاظ بالمعلومات. إنها تساعد الطلاب على تصور بنية المعلومات ، والتي يمكن أن تؤدي إلى فهم وذاكرة أفضل لتلك المعلومات. كما أنها مفيدة لتدريس الموضوعات المعقدة.

إدارة الوقت هي ممارسة التخطيط والتحكم الواعي في مقدار الوقت المستغرق في أنشطة محددة (أو كل) ، من أجل القيام بالمزيد ، وإنجاز المهام ، و / أو الحفاظ على الجداول الزمنية.

الخريطة الذهنية لإدارة الوقت: الطريقة الأكثر فعالية لإدارة وقتك.

طرق وخطوات إدارة الوقت

خطوات إدارة الوقت

  1. التخطيط المسبق: يُساعد استخدام أدوات التخطيط المختلفة على إدارة الوقت بشكلٍ أفضل وترتيب المهمّات بطريقةٍ مُحفّزة.
  2. ترتيب الأولويات: يساهم في وضع أولويات العمل وانجازها.
  3. إدارة الوقت الضائع: يعمل على انجاز مهام معينة خلال وقت الانتظار
  4. انجاز المهمات بأسرع وقت: تحقيق المهام بوقت أسرع.
  5. تجنب تعدد المهمات: كثرة المهام قد تساهم في عرقلة الوقت.
  6. عدم المماطلة: المهام الصعبة والغير ممتعة تدفع إلى المماطلة

طرق إدارة الوقت

  • التركيز على تحقيق نتائج وليس مجرد القيام ببعض الأنشطة.
  • استعرض أهدافك طويلة المدى بصفة يومية.
  • اسأل نفسك عما إذا كان ما تفعله يساعدك في تحقيق أهدافك ام لا.
  • تأكد من قيامك بمهامك في وقتها المحدد.
  • حسن طريقة أدائك لمهامك باستمرار.
  • اعمل بذكاء وليس بجهد.
  • ضع خطه يومية وأسبوعيه وشهرية وسنوية و5 سنوات.
  • اكتب قائمة بالأشياء التي ستفعلها غدا في الليلة السابقة.
  • حاول إقصاء أحد مضيعات الوقت لديك كل أسبوع.
  • قم بعمل استراتيجية للتعامل مع المقاطعات وتجنبها.

تمارين وأسئلة مهارات إدارة الوقت

  • ما هي المشكلة الأكبر التي يوجهها المدراء الجدد في إدارة وقتهم؟
  • هل من المعقول تأجيل المهام الهامة؟
  • كيف أتعلم قول “كلا” أو “آسف لا أستطيع”؟
  • ماذا لو كان من المستحيل تقرير طول المدة التي ستطلبها أمر ما؟
  • ماذا يتوجب على أن أفعل إذا كنت أقضي وقتاً طويلاً في شيء لست جيداً فيه؟
  • اختبر نفسك: ما مدى مقدار تفهمك لمبادئ إدارة الوقت وتفعيل الوقت؟

معوقات إدارة الوقت

  • الزوار بدونا موعد سابق: زائر بدون موعد يطرق بابك وأنت منهمك بعملك
  • المكالمات الهاتفية: مرات عديدة في اليوم نرد على المكالمات الهاتفية ونتحدث في توافه الأمور ويضيع وقتنا سدى.
  • كثرة الاجتماعات: كثيرا ما تضيع أوقاتنا في الاجتماعات غير الضرورية في نقاشات لا فائدة منها.
  • التأجيلات: من أشد أمراض العصر فتكا بالوقت، التسويف والتأجيل وللقضاء على المماطلة والتسويف.
  • عدم وجود تخطيط: المطلوب ان تدون أهدافك وان تجعل لكل هدف خطة لتحقيقه.
  • عدم وضوح الأولويات: المطلوب ان تحدد أولوياتك، ضع قائمة بالمهام المراد القيام بها
  • الوضع الطارئ: هذه الأمور لا يمكن تفاديها بل التقليل منها.
  • عدم قول ” لا “: لا تجعل كلمة “لا” تشعرك بالذنب فمن الأفضل أن تقولها عن أن تفقد وقتك الثمين، ونزحم جدول أعمالك بمهام غير ضرورية من شانها ان توترك وتزيد من ضغوطك.
  • ضعف الحماس والرغبة: كثيرا ما تضيع منا الفرص ويتأخر العمل عن الإنجاز بسبب قلة الحماس والفتور الذي ينتابنا.
  • عدم تفويض السلطة: فالتفويض يخلصك من الأعمال الروتينية.

أمثلة على إدارة الوقت

  • إن مقياس الانسان هو تقديره لقيمة الوقت
  • ليكن شعارك: الكون منظم فلا مكان فيه للفوضى
  • لم تخسر وقتاً تمتعت به
  • علينا استخدام الوقت كأداة وليس كعكاز
  • بالخبرة والممارسة، يصبح بإمكانك تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل عمل أو مهمة
  • التردد و المماطلة و التأجيل، أشبه ببطاقة ائتمان: لذيذ استعمالها الى حين وصول الفاتورة

كورس دورة إدارة الوقت

سلسلة ادارة الوقت من إعداد وتقديم الدكتور طارق السويدان

في هذه السلسلة، يقدم الدكتور طارق السويدان عن كيفية إدارة وقتنا وزيادة إنتاجيتنا. هناك الكثير من النصائح والقواعد التي يمكن أن تساعدك ، لكن القاعدة الأولى هي العثور على نظام يناسبك.

سلسلة إدارة الوقت د. طارق سويدان من هنا

فيديو عن إدارة الوقت

يبدو أن للوقت ثمرة عظيمة تحقق النجاح، لا سيما استثماره بأمور نافعة تفيد الإنسان وتغذي معارفه، كما يساعد تنظيم الوقت على إيجاد الوقت الكافي لممارسة الأنشطة اللامنهجية التي تقع خارج إطار الخطط المستقبلية، بل إن التخطيط الذكي للمستقبل يضع في الحسبان وجود العديد من الأنشطة الترفيهية ضمن الخطط التي يتم وضعها.

الخلاصة في إدارة الوقت

وبذلك قدمنا لكم الكثير من المعلومات التي بينت أهمية الوقت و فوائد تنظيمه وأثره في حياة الفرد مع ذكر أهم وسائل وطرق إدارة الوقت وكيفية التعامل معها وتسخيرها في تحقيق الأهداف والمخططات، قراءة ممتعة.

لاتنسى مشاركة المقال مع أصدقائك لتعم الفائدة..يمكنكم قراءة المزيد عن أهمية التخطيط والنجاح في الحياة  وعن مبادئ الإبداع أيضاً

 المراجع

سلسلة محاضرات ادارة الوقت للدكتور طارق سويدان

موقع موضوع: https://cutt.us/OYnVo

https://cutt.us/7R1Ti

https://cutt.us/PJmfk

https://cutt.us/FbP

https://cutt.us/6p9ng

https://cutt.us/xvfH4

سطور: https://cutt.us/QJpTR

https://cutt.us/qf5od

ويكيوكي: https://cutt.us/JJzJe

https://cutt.us/t1Mlu

https://cutt.us/QW1De

إدأرابيا: https://cutt.us/ZIo2V

نواعم: https://cutt.us/1er1h

النجاح: https://cutt.us/KtgPJ

مقال: https://cutt.us/SZWPm

سواح هوست: https://cutt.us/mdx7S

رقيم: https://cutt.us/dZ2XB

اترك تعليقاً